解明事項の調査手続きはこれだ！
ここ最近、企業における不正行為が顕在化しつつある。内部調査を行う際に、どのような手続きを踏むべきかを尋ねてくるコンプライアンス担当者が増えてきている点からもその傾向が高いと推測している。不正行為が露見すると、首謀者、主体的関与者、共犯者など、疑われる人物にインタビューを行い、本人の供述を引き出すことが必要だが、それ以前に疑わしい人物の絞り込みを行い、予備的なインタビューや情報収集のためのインタビューを実施することが不可欠である。
疑わしい人物を絞り込む際に必要な手続きは、以下のようなものが考えられる。
- 外部通報や内部通報により寄せられた情報の分析
- インタビューにより収集された情報の分析
- 不正行為に関与した人物を社内文書（各種の起案書・稟議書の提案者、各種伝票などの証憑書類の起票者・承認者など）から抽出
- 電子メールの分析（当該案件に深く関与していると思われる内容の交信を行っている人物、首謀者や主体的関与者と判断される人物と頻繁にメール交信を行っている人物など）
- コンピューター解析（二重帳簿や自身の行為を裏付ける裏の損益収支管理表など）
このような手続きを経て、疑いのある人物が抽出されると、次に本人への自白を引き出す手続きに入る。事前に万全な準備を整え、疑わしい人物へのインタビューを行い、本人から自白を引き出すことが重要である。不正な行為は、それを隠蔽するために各所に不正行為を積み重ねていることが多く、ひとつの問題点が発覚すると次々に表面化する特徴がある。そのような場合には、適切な証拠を提示して言い逃れができない状況にあることを示した上で、共感的アプローチにより本人の心理的はハードルを下げることができれば、自発的な自白を引き出すことも十分期待できる。
自白を引き出す際の最重要点は、本人の関与だけにかかわらず、首謀者、主体的関与者、共犯者に関する情報を同時に引き出すことである。仮に本人が首謀者の場合は、他の関与者に関する供述を拒むことが多く、インタビューも単に表面的な供述に納得するのではなく、供述内容の矛盾点を鋭く突きながら粘り強い追求が必要となる。また、自白がなされた後に、全容解明並びに不正行為の裏付けのための調査協力を依頼し、現場検証や手口の解明などを行うことも重要だ。
再発防止には、その不正行為を誰が知り、放置させていたか確認することが重要
不正防止のための有効な対策は、不正に関して社内監視、社内通報の強化である。多くの事件では、不正実行者の周辺に、関連業務に従事していた人物が存在し、彼らが不正に気づいていたかどうかも調査の対象となる。不正を見て見ぬふりをしていた人物もまた、不正の隠れた関与者と言える。
不正行為に関する経営者レベルでの管理責任者は誰かを明確にする
管理責任者本人に対するインタビューはもちろんのこと、その上司・部下などに対するインタビューを実施する。管理責任者本人が不正行為を認知していた場合、どのような対応を行ったのか、あるいは認知していなかった場合のその理由や認知していないことに関して任務懈怠が存在するかどうかの判断が不可欠となる。状況に応じてメール分析を実施する。
不正行為の全容、開始時期、関連当事者間の同意内容の検証
不正行為の首謀者を中心に全体の犯罪スキームを把握し、不正行為に参加した各当事者の役割分担、同意内容を理解することが重要となる。必要に応じて外部の会社の関係者にも直接インタビューし確認する。資料を提示しながら時間の流れに沿って事件の全容について具体的に説明するよう各当事者に要請する。一方で内部調査チームが独自に試行した犯罪の全容再現との比較を行い、認識の相違点を調整しながら事件全容の把握に努める。
複数年にわたって社内不正が行われてきた事件では、企業風土化して、首謀者も入れ替わり、多くの主体的関与者や共犯者が増殖、事件の全容把握も非常に困難な作業となる。発覚した小さい不正の糸をたぐり寄せ、ゆるぎない証拠を積み上げて、インタビューテクニックやコンピューター解析、さらに証憑書類やメールなどの分析を精緻に行い、最終的な自白というゴールにたどり着くには、技術や調査能力、証拠の保全、聴取者の力量などが不可欠だ。
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