決め手は「容量無制限」と「選択型同期」
植山 今年6月からDropbox Businessを導入いただきましたが、それまではどんな課題があったのですか？
吉岡 以前、弊社のオフィスが2つに分かれていた頃は、レンタルサーバーと4テラの社内サーバーを使っていたんです。でも、オフィスが1つになってデータを1カ所に集約したことで、それではまかないきれなくなってしまった。そこで新たなサービスを検討することにしました。
秋山 クリエイティブに集中したかったので、わずらわしくなく、意識せずにバックアップや共有ができるものがいいと思っていました。Dropbox Businessはまず容量無制限で、①自動バックアップ ②選択型同期（チェックボックスを入れたフォルダのみ同期される）③ファイル共有ができるという3点が決め手でした。
吉岡 OSのUIとの親和性がよく、普段の延長線上で自然に使える点もよかったと思います。アートワークもかわいらしいですしね。まずはデザインチームから使いはじめ、10月からは会社全体で運用しています。
植山 実際に導入されてどうでしたか？
吉岡 以前は、スタッフが各自で毎回手動バックアップを取る必要があったんです。しかし、実際にそれを徹底するのは難しい。その点、Dropboxは自動バックアップですし、万一データを消してしまっても復元可能なのがいいですね。
秋山 以前は写真や動画の送付にファイル転送サービスを使っていましたが、今はリンクを貼るだけなので、だいぶ時間が短縮されました。一番は選択型同期機能ですね。チェックボックスを外したら一瞬でデータの容量が空く、すぐに同期が始まって共有される、それがこの上なく魅力的です。
植山 必要なファイルだけ同期しておけるのは便利ですよね。社内では、何か活用ルールを設けていますか？
吉岡 理想のルールはありますが、最初から徹底するのではなく、まずはゆるいところから始めました。今は各職種から集まって委員会をつくり、少しずつ歩み寄っている段階です。弊社は全員にノートPCを支給しており、外でデータ加工する機会も多くあります。武蔵野美術大学 デザイン・ラウンジで行ったワークショップでは、その場で複数人が1つのデータをDropboxから呼び出して加工しました。
別のイベントでも、現場でリアルタイムにイベントの写真や結果発表のデータをデザイナーとディレクター間で共有し、制作を行うリアルタイム更新ができました。これもクラウドで繋がっていたからできたことですね。
マニアック！？Dropboxのこんな活用法
植山 他にお気に入りの機能はありますか？
吉岡 僕はローカルのゴミ箱もDropboxで同期しています。こうすることで、同期する前に消したファイルも同期する猶予ができるので、事実上、失われるファイルをゼロにできます。
植山 その使い方は初めて聞きました（笑）。相当、使い込まれていますね。
秋山 私はオフィスのファイル（Word ／PowerPoint ／ Excelなど）で他の人が編集している最中に“編集中”と出るのが便利ですね。プレゼン前の夜中など、家でも他の人とやり取りしながら修正が進められてとても助かっています。
植山 バッジ機能ですね。ファイルの先祖返りもなくなりストレスが減ると思います。
秋山 アドビのソフトでもできたらいいなと思いますね。
植山 Dropboxのヘビーユーザーにはクリエイティブ系の方が多く、AIファイル、PSDファイルのプレビューができる機能はあるんです。バッジ機能でもニーズがあるということですね。あと、皆さんのお仕事だと、写真や動画の共有フォルダ機能も便利だと思います。
ブラウザで見ると写真の横にコメント欄があるので、カットごとにタレントさんの事務所のOKNGを共有できます。修正の要望なども書き込めるので、メールで意見交換をする手間を省けますし、後から見返す時も便利です。
吉岡 そういう使い方もできるんですね。
植山 クリエイティブなお仕事に限らないのですが、ファイルのやりとりやコミュニケーションに費やす時間は1日の中で案外多い。それを最小限にすることで、もっと仕事ができるかもしれないし、もっと楽しいことに時間が使えるかもしれない。そうやって皆さんの働き方が変われば、日本のGDPも上げられるかもしれない、とすら思っています。その気概で、今後も皆さんを全力でサポートしていきます。
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