広報にこそ役立つタスク管理ツール 複雑な業務を効率化する「Jooto」活用法

タグで広報業務を“見える化”

—20万人超が使用しているプロジェクト管理ツール「Jooto」。Sansanでは、2019年5月に導入しました。

小池：Sansanは2007年創業、クラウド名刺管理サービスが主力で法人向けの「Sansan」と個人向けの「Eight」があります。私が中途入社したのは2017年。事業が多角化し、創業時から広報を支えていたメンバーから業務を引き継ぐタイミングでした。人員も増え、現在は広報専属で5人のメンバーがいます。

杉山：小池さんのチームの「Jooto」の使い方はとても整理されていて、私もぜひ取り入れたいです。他社の広報の方々にもおすすめしたいですね。

小池：ありがとうございます（笑）。当社の広報体制の特徴は、企業ブランディングを推進するブランドコミュニケーション部の傘下に広報チームがあること。広報とは別に、企業ブランド関連の制作物やコミュニケーションデザインを手がけるデザイナーやディレクターも在籍しています。

杉山：他の社内共有ツールと、どのように使い分けていますか？

小池：全社では「Workplace」（企業版Facebook）を導入していますが、どんどん情報が流れていってしまうので使い分けています。「Jooto」はストック用で、タスクを“見える化”できるのがいいですね。タスクの詳細が必要な場合は、「Workplace」のURLにリンクさせることもあります。

杉山：「Jooto」はタスクごとにタグが付けられますが、小池さんは「プレスリリース」「取材対応」「イベント登壇」などに分類されていますね。

小池：日々の業務を大きく分けるとその3つが多いので、タグの色で直感的に全体像を把握できるのも便利です。つい後回しにしがちな、構想段階の企画などは「企画」とタグをつけて入力しています。社内だけでなく、外部のPR会社の担当者にもアカウントを開設してもらい、情報共有しています。

事業部発のネタ探しにも活用

—PR TIMESの企業広報担当である杉山さんの使い方は。

杉山：PRチームの人員が少ないこともあり、他の事業部との連携のために「Jooto」を使うことが多いですね。

小池：「Jooto」を提供する会社の広報だからこそ知っている、応用編の機能などありますか。

杉山：ガントチャートの機能はおすすめです。タスクごとに実施期間を入力すると、かかる日数がグラフ状で見えるようになるので業務の集中度合いが一目で分かるんですよ。

小池：当社は以前からGoogleのスプレッドシートでスケジュール表を作成していたこともあり、その機能は盲点でした。「Jooto」に集約させるのもいいですね。

杉山：あとは2019年からオウンドメディアに注力しているので、担当者が各事業部のボードを見てコンテンツになりそうな話題や動きを探すことができるのも利点です。この使い方は、少人数で広報やオウンドメディアを担当されている方におすすめです。

タスクを時系列で確認できる機能

「ガントチャート」の機能を使えば、ワンクリックで時系列でのタスクの集中度合いを確認できる。業務配分のバランスや行動の見直しにも役立つ。

広報にかかるコストの判断軸に

—「Jooto」を導入後、広報活動に役立ちそうだと感じた点や実際の手応えを教えてください。

小池：広報は成果が見えづらい仕事。メディアからの問い合わせや社内の依頼に忙殺されて、つい場当たり的な、受け身の仕事に流されてしまいがちです。そのなかで長期的なプランや経営方針を理解して、広報のミッションを確実に達成するためにも、タスク管理は必要だと実感しています。

杉山：同感です。まずは記者発表会やイベントなど、事前準備の内容が多いプロジェクトから取り入れてみるのもいいかもしれません。

小池：特に広報が少数の組織では「トップや上司が仕事の全体像を把握していない」「広報の重要性を理解してもらえない」といった悩みを持つ方も多いです。全体像と業務内容を共有して、優先順位や必要なコストを社内で判断してもらうといった場面でも役立つのではないかと思います。

杉山：そうですね。もちろん広報が複数人いる企業でも、広報の仕事の可視化に役立てていただきたいです。4名までは無料で全機能を使えるほか、法人向けプランもありますので気軽に試していただき、広報の仕事の業務改善につながれば嬉しいです。

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株式会社PR TIMES Jooto事業本部
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