広報部組織の理想と現状ギャップを「7S」で分析
これらを踏まえ、広報部の組織について望むべき状態と現状のギャップを、マッキンゼーの7Sで分析しました。この分析手法は、企業にある3つのハードな経営資源（戦略、組織、システム）と、4つのソフトな経営資源（価値観、スタイル、人材、スキル）をもとに、適切な組織改革と事業戦略を考えることができるフレームワークです。
それにより導き出され、初期的に着手したのは、以下の3点です。
※このあたりの戦略はすべてお話しできず申し訳ありません。かなり言えない部分がありますが、なるべく伝わるように書きます。
・業務の棚卸、取捨選択
・慣例で続く仕事の見直し
・安定性、効率性の追求
代表的な例をお伝えすると、メディアの方の受付対応に広報部員が張り付いていましたが、これをDXで無人化しました。
また、プロ野球事業は例年ほぼ同じサイクルですが、広報部には業務マニュアルがありませんでした。例えば、メディア向けに取材誘致をする際は、前年のメールを振り返って、それをコピペして送付していたため、誤植が頻繁に発生していました。
マニュアルがあれば、誰がやってもミスなく、滞りなくできるようになります。私は西武ホールディングス広報部時代に、部の全業務を半年でマニュアル化しました。形骸化にならぬよう継続して見直すサイクルを作り、現在もそのマニュアルは健在だそうです。
そうした経験もあり、仲間にも「こうすればできるよ」と話をして、マニュアル化してもらいました。さらに、プロジェクト管理ツールも導入し業務を見える化し、複数案件を抱えている部員がいたら、均等に振り分けるようにしました。こうして部員の仕事に余裕を作っていきました。
