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『最高の結果を出すKPIマネジメント』実践講座
「KPIって何ですか？」こう聞かれた時、あなたなら何と説明しますか。KPIのもともとの意味をたどると「Key Performance Indicator」の略語で、日本語では「重要業績評価指標」や「重要達成度指標」と呼ばれています。これをもっとかみ砕いて説明すると、事業の良し悪しを決定する重要な目安という意味となり、売上や利益など、何かしらの数値で表せることが多い指標といえるでしょう。
しかし、単にKPIを設定しただけでは成果に結びつかず、事業がうまくいかない場合も多々あります。この記事では、KPIとは何なのか、単なる数字管理ではないKPIマネジメントとは何なのかをお伝えします。KPIマネジメントは、さまざまな規模や業種の企業で活用できることができ、成果をあげることができるため、その方法や事例を紹介する講座を最後にご紹介します。
KPIは事業運営で信号の役割を果たすもの
ビジネスシーンにおいて、KPIという単語をよく聞く、あるいはよく見かけるという人は多いのではないでしょうか。しかし本来、KPIはその前にある「ゴール」「KGI」「CSF」を踏まえて理解する、あるいは設定する必要があります。
「ゴール」とは、企業や事業ごとにある目的や使命を指します。今風の言葉でいえば「パーパス」「ミッション」あるいは「ビジョン」という言葉で表されているものの、今年の目標がゴールです。そして、このゴールを数値化したものが「KGI」です。KGIは数字で表されており、この目標数値を達成するために一番重要なプロセスを「CSF」とよび、「ここまで改善する」と決める目標数値が「KPI」になります。ちなみにCSFは「Critical Success Factor」の略語で、日本語では「重要成功要因」と呼ばれており、ゴール到達のために最も重要なプロセスを指しています。
KPIは、事業運営の中でいわば信号の役割を果たしています。つまりKPIをクリアしているなら、このまま事業を進行させればKGIが達成でき、ゴールに向かうことができるという意味です。KPIをクリアしていなければKGIも達成できる見込みがなく、ゴールへ到達するのが難しいということを意味します。
よって、KPIの話をする前には、ゴールとKGIがきちんと設定されているかを確認し、認識を統一させておかなければなりません。「意外と社内で認識が異なっていることも多い」と、書籍『最高の結果を出すKPIマネジメント』の著者である中尾隆一郎氏は話します。
KGIの認識が人によって異なっているという状態は、投資の判断や使途などの意思決定において混乱を招きやすく、よって現場はもっと混乱します。ゴールは最終的に利益であることが多いのですが、利益といっても限界利益、貢献利益、粗利益、営業利益、経常利益、税前利益、あるいはEBITDA（イービットディーエー、イビットダー、イービッタ、エビーダなど読み方はさまざまです）、ROIC（ロイック）などがあり、経営層の中でも認識が異なる場合が多々あります。
KPIを設定する前に、ゴールとKGIを確認して認識を統一させることは、必要不可欠といえるでしょう。
KPIが一つであるべき理由とは
KPIに限らず、「重要なことは一つに絞るべきだ」とピーター・ドラッカーやスティーブ・ジョブズも話しています。ドラッカーの名言の一つ「1点の強みに集中して卓越する必要がある」とは、高い成果を生むためには一つの領域に集中する必要があり、それが結果としてライバルを卓越する高いレベルに到達でき、勝つことができるという意味です。
ジョブズはアップル社で、それまで30種類以上あったコンピュータを、ノートとデスクトップをそれぞれプロユーザーと一般ユーザー向けで各1種類ずつ、計4種類のラインナップに絞り込み、ヒット商品を生み出しました。
また、先ほどKPIは事業運営の中の信号であるというお話をしましたが、信号が2つも3つもあったら、何を信じて進めばいいのか、わからなくなります。もちろん、同時にいくつものことをできる組織であれば、KPIが複数あっても問題ないかもしれませんが、そういった組織はそう多くはありません。
また、複数のKPIを設定するということは、やるべき施策を同時に、一気に設定して実行する必要が出てきます。それをそのまま現場へ伝えた場合、すべてを網羅して実行するのは難しく、大抵の場合はいくつか取捨選択して、残りは実行したフリをする可能性が高くなります。すると、どの施策が有効だったのか、やったけどうまくいかなかったのか、やってないからうまくいかなかったという「振り返り」が困難になります。
ですので、KPIは勇気をもって、なるべく一つに絞るようにしましょう。
KPIをどこに設定すべきか
では、KPIをどこに設定すべきなのかという問題を考えてみましょう。中尾氏は制約条件理論に基づき、「ボトルネックになっている箇所を探し出し、そこをまずは強化していく。それができたら、次に弱い部分を強化していくべき」と話します。
制約条件理論とは、世界的ベストセラー「ザ・ゴール」に記述のあるマネジメントの考え方です。組織の中で弱い箇所を見つけて、そこをみんなで守ると組織が強化されていくということを主張しています。自社のボトルネックに人やモノ、お金を投入して強くしていく必要があります。では、ボトルネックはどのように探し出せばよいのでしょうか。
例えば営業活動では、売上を向上させることを大きな目標に掲げているでしょう。しかし、「売上を上げる」というだけでは、何から手をつければいいのかわかりません。そこで売上を向上させるために必要なことは何か、要素に分解して考えるとKPIを設定しやすくなります。すると、
売上＝営業活動量×受注率×平均単価
という式で表すことができるため、
1. 営業活動量を増やす
2. 受注率を向上させる
3. 平均単価を上げる
という、3つの要素に分解することができます。
すると、3つの要素のうち自社のボトルネックになっている箇所を探し出しやすくなるのではないでしょうか。ここまで来たら、あとは具体的な施策を考え、実行していくのみになります。
さらに、KPIは営業活動以外でも設定可能で、成果を生み出しやすくします。中尾氏は採用活動や広報活動、集客などあらゆる目的での事例を取り扱った経験があり、業種・業態別で見ても成約課金型ビジネスからサブスク、大手物流、自動車販売、大手建設業など、多岐にわたります。各事例の具体的な打ち手や考え方は、下記の講座で詳しく紹介されています。
間違いやすいKPIマネジメント手法
よくやりがちな誤ったKPIマネジメントは、まず取れそうな数値を探すことからスタートすることです。ピックアップした数値の中から「なんとなく大切そうだ」とKPIを定めてしまい、定期的に数字を可視化できるようにしたのに、数値が悪い、悪いと何か対策を考えなければならないけどうまくいかない、「そもそも目標が高すぎたのでは…」と話がこじれ、KPIマネジメントは運用が大変なのに成果が出ないという結果に陥ります。
正しいKPIマネジメントは10のステップに分解することができます。
1. KGIの確認
2. ギャップの確認
3. プロセスの確認
4. 絞り込み
5. 目標設定
6. 運用性の確認
7. 対策の事前検討
8. コンセンサス
9. 運用
10. 継続的に改善
ステップ5までは、KPIの設定プロセスですが、ステップ6からは実際の運用についてです。運用の前にKGIとKPIの整合性があるのか、安定的にデータを出せるのか、単純で分かりやすいのかなどを確認しておくことが重要です。
そして、重要でありながらもほとんどの企業が取り組んでいない項目が、ステップ7の対策の事前検討です。KPIが達成できないという場面に陥った時、当然人やお金などの資本を投入しなければなりませんが、それをいつだれがどういう条件で決めるのかを事前に決めておくとよいでしょう。
最後に重要なのは、継続的に改善する必要があるということです。KPIの設定は、一人がプランを立てる方法もよいですが、ワークショップも効果的だと中尾氏は話します。詳しいやり方は下記の講座で紹介されているので、ぜひチェックしてみてください。
