PRオートメーション、イベントのメディア誘致状況　リアルタイム把握が可能に

更新日2025.4.8 / 公開日2025.4.7

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広報の成果を高めるために、負荷のかかる業務はできる限り自動化したい。そのひとつが「PRイベントの運営管理」。出欠管理などの負担を一手に解消するのがメディアリレーション業務を一元管理できるプラップノードの「PRオートメーション」だ。

デジタルトランスフォーメーション（DX）を通じて従来の広報活動を最適化するというビジョンを掲げるプラップノード。メディアリストの選定からプレスリリースの配信、クリッピング、配信結果の自動分析まで、メディアリレーション業務をワンストップで効率化できる広報DXツール「PRオートメーション」を提供している。

図　ワンストップでPRを全方位から支援する「PRオートメーション」
プレスリリースの配信から取材管理、クリッピングまで広報業務をクラウドで実現するオールインワンツール「PRオートメーション」。2025年3月より、「イベント管理」も可能に。PRイベントへのメディア誘致をサポートし、イベント参加者のデータをマスターリスト（メディアリレーションの履歴）と簡単に紐づけることもできる（特許出願中）。

出欠管理を自動化

この「PRオートメーション」で、3月から「イベント管理」もできるようになった。広報の重要業務であるPRイベント。その管理の煩雑さが開発の背景にある。例えばメディアの出欠管理ひとつとっても、メール・SNSチャットでの返信、電話や面会での口頭返信、参加申込フォーム、FAXなどと複合作業となりがちだ。

「PRイベントを実施する広報担当者にとって、最も負荷がかかるのが、メディアの参加状況をリアルタイムで知ること。この管理を手作業ではなく自動化することで、イベントの運営がもっと楽に、そしてミスを減らして進められるようになります」と「PRオートメーション」の開発を担う、取締役COO雨宮徳左衛門氏は話す。

プラップノード取締役COO 雨宮徳左衛門氏／プラップジャパン入社後、半導体・消費財・ヘルスケアカンパニーの広報コンサルを担当。事業開発部門に異動ののち、2020年にプラップノードを共同創業。「PRオートメーション」を開発し、販売・運営にあたっている。

「PRオートメーション」の「イベント管理」では、イベント参加申込フォームと案内状を簡単に作成でき、メディアリストを選定して案内状を配信した後、どのメディアが参加予定か、その出欠状況がリアルタイムで分かる。肝となるのが「参加リスト」だ。画面上には、イベントごとに「招待人数」「申込人数」「参加人数」「露出数」が自動表示される。

イベントの案内状を送付した記者のリストが列挙され、参加申込フォームに入力があると、「招待者」から「申込者」へ自動更新。申込人数もリアルタイムで表示される仕組みだ。

「ひとつのイベントでも、メディアの種類によって案内状を出し分けることはよくあります。メディアリストは、芸能メディア、経済メディアなどと、タグで管理でき、案内状も複数パターン登録、配信できるようになっています」と雨宮氏は説明する。

出欠状況が一目で分かる
PRオートメーションの「イベント管理」上で、案内状や参加申込フォームを作成し配信した後は、出欠連絡が自動反映される。「今、どのメディアから何社申込が来ている?」という問い合わせにもすぐ答えられる。出欠管理の業務を自動化し、企画に注力する時間を増やすことが可能に。

データ化で変わる広報

イベント開催後の業務もサポートする。「広報部にとって、イベントは実施して終わりではありません。実際にどのメディアが来場したのか記録し、次なるアプローチにつなげていくことが重要ですが、マスターのメディアリストを更新するのは手間もかかります。PRオートメーションならイベントの参加リストが自動でマスターリストに反映されます」と雨宮氏。

イベント後のデータ管理も楽に
メディアリレーションの状況を管理しているマスターリストと、各イベントの出欠リストを別で管理していると、「来場したのはどのメディアなのか」が分からなくなってしまうことも。PRオートメーションではデータ間の連携も簡単。記者ごとに、これまでのイベント参加状況や取材状況などを管理できる。

マスターリストを見れば、記者ごとに、どのイベントに来場したか、リリースの送付状況、掲載記事などをまとめて把握できる。メディアリレーションに関するデータを使いやすく取り出しやすい状態にすることが可能だ。

「PRオートメーションでは、このイベントに来てくれた人が、この問い合わせをしてくれた、このリリース配信先リストに入っている、というようにデータ間が連携されていきます。メディアとの関係性がより具体的に把握できれば、適正な形で適正なメディアに情報を送ることができます」（雨宮氏）。

今後は、蓄積したデータとAIを連携し、業務改善をしていく広報の将来像も見据えている。

「メディアリレーションの状況がデータになっていれば、AIを使いながら、どのメディアにはどういったアプローチをしていけばいいのか割り出していくことが可能になるでしょう。メディアリストに一斉に情報を配信する従来の広報活動を脱し、新たな広報のあり方が実現することを目指しています」（雨宮氏）。